L’assiduité numérique

Dans les centres de formation, un gros problème subsiste : les feuilles d’émargement. La solution ? JeSuisEnCours, un logiciel de signature électronique qui permet aux apprenants en centre de formation d’apporter leur preuve d’assiduité en quelques secondes. Une tablette à l’entrée d’une salle, un smartphone en main et le tour est joué, quelques secondes suffisent à effectuer le contrôle d’absence digital. La signature sur tablette permet de notifier la présence électronique des apprenants mais aussi des formateurs et ainsi simplifier les démarches administratives pour la gestion des émargements en centre de formation.

L’assiduité digitale permet également le contrôle de présence digital à distance : l’attestation de présence e-learning ou même les justificatifs de présence en FOAD devient un jeu d’enfant. Le justificatif de présence e-learning est prouvé par l’envoi en direct d’un lien de signature du formateur à l’étudiant qui devra signer sa présence dans le temps imparti pendant le cours. Ces liens à usage unique permettent ainsi de justifier la présence des apprenants même à distance !

Pour en savoir plus, rendez-vous sur : http://jesuisencours.com

La réforme de la formation professionnelle

La réforme de la formation professionnelle mise en place par Emmanuel Macron vise à améliorer les connaissances des chômeurs, décrocheurs et bénéficiaires du RSA dans le domaine des nouvelles technologies et ainsi les former aux métiers d’avenir. Un plan d’investissement sera également engagé prochainement, 15 Milliards d’euros à destination de ces personnes afin d’investir dans la formation des travailleurs peu qualifiés et sans emplois. De plus, cette réforme de la formation professionnelle vise à clarifier le CPF. La labellisation des organismes de formation est également au programme de la réforme de la formation professionnelle, en effet, les différents organismes qui dispensent des formations devront désormais justifier de la véracité de leur formation et des réelles compétences acquises en cours de formation ainsi que le taux de retour à l’emploi suite aux formations, l’évolution des salaires, etc. Ce système déjà présent en Allemagne permettra aux personnes qui souhaitent faire une formation de savoir où ils vont et dans quoi ils se lancent, ce que peut leur apporter réellement cette formation. Réforme formation professionnelle

Le décret FOAD du 8 Novembre 2018

Le 8 Novembre 2017, un décret FOAD a été mis en œuvre. Il permet aux centres de formations de dispenser en tout ou partie à distance les formations en apprentissage.

Il est primordial pour les centres de formation d’avoir une preuve de formation à distance ainsi qu’une preuve d’assiduité de formation à distance. Ces preuves doivent être accord avec la loi FOAD c’est-à-dire que l’assiduité FOAD doit être prouvée au moyen de différents documents tels que la description de la formation, les différents travaux rendus durant la formation, la preuve de la montée en compétence de l’apprenant une fois la formation terminée, etc. La gestion de présence en ligne est désormais disponible grâce à JeSuisEnCours, un outil de gestion des présences et des absences au moyen de tablettes de signature qui se trouvent à l’entrée des salles de cours, dans les halls d’accueil ou bien même à disposition des professeurs ou des élèves afin de faire signer tous les apprenants d’une formation. L’attestation de présence FOAD tout comme l’attestation de présence e-learning sont obligatoires et sont respectées par JeSuisEnCours qui est capable de prouver qu’il y a bien eu une interaction entre l’apprenant et le formateur même à distance. Rendez-vous sur jesuisencours.com afin d’en savoir plus sur l’attestation d’assiduité FOAD. 

Logiciel gestion absences

JeSuisEnCours est un logiciel de signature électronique qui permet aux apprenants de signer sur une tablette de signature électronique. Cette signature est horodatée et identifie formellement l’apprenant qui entrera dans l’application liste de présence, les gestionnaires en centre de formation seront ainsi prévenus en temps réel des absences en formation de leurs étudiants. C’est un logiciel pour cfa mais également pour tous les centres dispensant des formations en alternance, en continue ou bien même en formation ouverte à distance. La présence électronique permet de diminuer les erreurs humaines sur la chaine d’attestation de présence formation. Un tel logiciel signature numérique permet ainsi d’envoyer des informations fiables, à valeur probante et sécurisées aux organismes de contrôle tels que la DIRECCTE et les OPCA. 

Les preuves d’assiduité en formation à distance

Il n’existe pas de liste officielle des différentes preuve de formation à distance. Il est cependant nécessaire de prouver la réalité de l’action de formation. Il faudra ainsi distinguer les attestations d’assiduité FOAD à fournir aux organismes financeurs des attestations de formation FOAD à fournir en cas de contrôle et donc à conserver 10 ans minimum selon le contexte. L’assiduité FOAD se prouve de plusieurs manières, notamment grâce à des relevé de connexion FOAD mais ils ne sont EN AUCUN CAS suffisants. Ces relevés de connexion ne suffisent pas à prouver l’assiduité en formation e-learning, ils doivent être accompagnés des différents programmes détaillés, de l’estimation des temps de formation, des évaluations en cours et fin de formation, des travaux réalisés en cours de formation, etc. L’émargement FOAD peut également appuyer l’attestation de formation à distance grâce à une preuve de l’échange en face à face entre le formateur et l’apprenant. Cette attestation de formation en ligne représente la pièce essentielle au financement de la formation de l’apprenant.

Formation – Dématérialisation

Un logiciel de gestion d’absences en formation grâce à la présence numérique ? C’est désormais possible grâce à JeSuisEnCours ! Le premier Tiers de confiance pour l’attestation de présence en formation. JeSuisEnCours est un logiciel de signature numérique, il permet une signature manuscrite sur tablette afin de signaler sa présence en ligne aux responsables administratifs. Cette solution de signature électronique est parfaitement adaptée aux écoles en présentiel comme en FOAD, il permet de notifier sa présence électronique (signature sur tablette dans les établissements) comme sa présence en ligne (des liens sécurisés uniques qu’envoient les formateurs aux étudiants pendant le cours pour attester de leur présence).

Pour des formations dans vos locaux comme pour les formations à distance, JeSuisEnCours est un outil de signature électronique à valeur probante. Pour les OPCA comme pour les différents organismes financeurs, cette solution répond parfaitement au cadre imposé par la loi et permet aux différents centres de formation d’effectuer un gain de productivité non négligeable. logiciel signature numérique

Centre de formation : passez au tout numérique

Plus ergonomiques, plus écologiques et moins coûteuses, les solutions numériques sont au cœur de l’actualité des entreprises. De la réception de documents à la signature numérique en passant par les factures, la dématérialisation devient un enjeu dans tous les domaines. Les nouvelles solutions présentes sur le marché, comme les tablettes de signature électronique permettent de réunir sur une interface tous les intervenants qu’ils soient à proximité ou à distance. Le contact se fait de plus en plus facile et rapide grâce à la gestion documentaire qui permet un gain de productivité non négligeable.

De la collecte des signatures à l’archivage des émargements, tous les services sont concernés :

• Le service financier qui constate les coûts liés à la gestion des feuilles d’émargement.
• Les services administratifs passent un temps non négligeable à régler les formalités et paperasses, au lieu de suivre les absences des apprenants.  
• Les stagiaires ou apprenants perdent du temps et signent des feuilles d’émargement papier 2 à 5 fois par jour, alors que le cours est projeté sur un tableau numérique …
• Les formateurs sont retardés par l’appel et la circulation des feuilles d’émargement pendant les cours, avant de devoir la récupérer, la contrôler et la ramener au secrétariat.
• Le service comptabilité reporte des erreurs dues aux difficultés de gestion du papier.

Les organismes de formation ont besoin d’optimiser l’organisation interne : qu’ils soient des PME ou des grands groupes, privés ou publics, des solutions adaptées existent afin de dématérialiser les documents en centre de formation.

Ces solutions métiers permettent de simplifier les démarches administratives et les contraintes législatives. Le développement récent des offres SaaS permet souplesse et adaptabilité, car il n’y a plus de contraintes géographiques ni temporelles : elles sont accessibles à tout moment et de n’importe où. Leur déploiement est d’autant plus rapide et facile puisqu’il ne nécessite pas d’investissement d’infrastructure et peu de ressources informatiques.

Le point le plus important est que le stockage, la conservation et les vérifications de sécurité ne sont plus à la charge de l’organisme de formation, mais sous la responsabilité du prestataire qui héberge les données sensibles et sécurisées du centre de formation : il doit être agréé, sécurisé et doit également acter comme un tiers de confiance.

Dans le cadre des centres de formation, la gestion du dossier d’un apprenant ou d’un stagiaire prend un temps considérable et coûte en moyenne 45€ par an par étudiant dans le cadre de la formation initiale du secondaire. logiciel gestion presence

La gestion de présences (émargement, suivi, rappels, facturation) représente à elle seule  les 3/4 du temps passé et du coût administratif des apprenants :

• Edition et distribution des feuilles de présence.
• Collecte des feuilles d’émargement quotidiennes, problèmes de retour, d’exhaustivité.
• Vérification de la présence et de la qualité des signatures (distinguer une signature d’une autre et que la qualité soit acceptable pour la constitution d’un justificatif).
• Stockage des feuilles jusqu’à l’édition des factures.
• Photocopies, duplicatas ou attestations pour l’envoi aux OPCA et aux entreprises.
• Rapprochement des attestations de présence avec les factures (sans erreur et avec des justificatifs joints si nécessaire).
• Rejet possible des dossiers qui entrainent parfois des retards de paiement.
• Archivage des feuilles de présence pour contrôle DIRECCTE, OPCA, Région ou FSE
• Perte ou égarement de certains documents par les étudiants, les formateurs, les intervenants externes …

Autant de tâches qui sont significativement simplifiées par la dématérialisation des feuilles de présence : le gain de temps peut aller jusqu’à 75% des tâches papiers.

En effet, grâce aux tablettes de signature électronique présentes à l’entrée des salles de classe. Les informations sont envoyées au système en ligne grâce à une simple connexion internet. Les signatures numériques sont enregistrées élève par élève puis associées aux justificatifs d'absence ou conventions extérieures afin de constituer des dossiers de facturation complets en format PDF pour un envoi sécurisé et simple aux organismes payeurs. Le logiciel signature électronique permet le suivi des absences en CFA de manière simple. émargement présentiel