La gestion des présences en CFA

Le suivi des absences en CFA est un domaine très réglementé. Chaque établissement se doit d’envoyer toutes les pièces justificatives de la présence de l’apprenti en centre de formation.
Il est établit que, toutes les demi-journées, la collecte de signatures en CFA doit être faite au moyen de feuilles d’émargement CFA répertoriant les signatures de présence en CFA.

Afin de respecter cette obligation, il existe un outil de gestion des étudiants : JeSuisEnCours, qui permet de dématérialiser les feuilles d’émargement au moyen de signatures numériques en CFA récoltées sur des tablettes tactiles.

Ce logiciel de gestion de présence permet de réduire les coûts administratifs liés à la facturation des dossiers étudiants auprès des organismes de formation tels que les CFA. Grâce à la signature électronique en CFA, les absences sont remontées en temps réel et ainsi plus rapidement détectable, l’élève peut donc être contacté rapidement dès constatation de l’absence en début de cours et non plus à la fin des cours comme l’obligeaient les feuilles d’émargement papier.

Un tel logiciel de signature électronique est un gain de temps énorme et économise un temps précieux pour la gestion des formalités administratives concernant les dossiers étudiants. 

La gestion des présences en CFA

Le suivides absences en CFA est un domaine très réglementé. Chaque établissement se doit d’envoyer toutes les pièces justificatives de la présence de l’apprenti en centre de formation. 

Il est établit que, toutes les demi-journées, la collecte de signatures en CFA doit être faite au moyen de feuilles d’émargement CFA répertoriant les signatures de présence en CFA.

Afin de respecter cette obligation, il existe un outil de gestion des étudiants : JeSuisEnCours, qui permet de dématérialiser les feuilles d’émargement au moyen de signatures numériques en CFA récoltées sur des tablettes tactiles.

Ce logiciel de gestion de présence permet de réduire les coûts administratifs liés à la facturation des dossiers étudiants auprès des organismes de formation tels que les CFA. Grâce à la signature électronique en CFA, les absences sont remontées en temps réel et ainsi plus rapidement détectable, l’élève peut donc être contacté rapidement dès constatation de l’absence en début de cours et non plus à la fin des cours comme l’obligeaient les feuilles d’émargement papier.

Un tel logiciel de signature électronique est un gain de temps énorme et économise un temps précieux pour la gestion des formalités administratives concernant les dossiers étudiants.

La dématérialisation des signatures dans les centres de formation

Plus ergonomiques, plus écologiques et moins coûteuses, les solutions numériques sont au cœur de l’actualité des entreprises. De la réception de documents à la signature numérique en passant par les factures, la dématérialisation devient un enjeu dans tous les domaines. Les nouvelles solutions présentes sur le marché, comme les tablettes de signature électronique permettent de réunir sur une interface tous les intervenants qu’ils soient à proximité ou à distance. Le contact se fait de plus en plus facile et rapide grâce à la gestion documentaire qui permet un gain de productivité non négligeable.

De la collecte des signatures à l’archivage des émargements, tous les services sont concernés :

• Le service financier qui constate les coûts liés à la gestion des feuilles d’émargement.
• Les services administratifs passent un temps non négligeable à régler les formalités et paperasses, au lieu de suivre les absences des apprenants.  
• Les stagiaires ou apprenants perdent du temps et signent des feuilles d’émargement papier 2 à 5 fois par jour, alors que le cours est projeté sur un tableau numérique …
• Les formateurs sont retardés par l’appel et la circulation des feuilles d’émargement pendant les cours, avant de devoir la récupérer, la contrôler et la ramener au secrétariat.
• Le service comptabilité reporte des erreurs dues aux difficultés de gestion du papier.

Les organismes de formation ont besoin d’optimiser l’organisation interne : qu’ils soient des PME ou des grands groupes, privés ou publics, des solutions adaptées existent afin de dématérialiser les documents en centre de formation.

Ces solutions métiers permettent de simplifier les démarches administratives et les contraintes législatives. Le développement récent des offres SaaS permet souplesse et adaptabilité, car il n’y a plus de contraintes géographiques ni temporelles : elles sont accessibles à tout moment et de n’importe où. Leur déploiement est d’autant plus rapide et facile puisqu’il ne nécessite pas d’investissement d’infrastructure et peu de ressources informatiques.

Le point le plus important est que le stockage, la conservation et les vérifications de sécurité ne sont plus à la charge de l’organisme de formation, mais sous la responsabilité du prestataire qui héberge les données sensibles et sécurisées du centre de formation : il doit être agréé, sécurisé et doit également acter comme un tiers de confiance.

Dans le cadre des centres de formation, la gestion du dossier d’un apprenant ou d’un stagiaire prend un temps considérable et coûte en moyenne 45€ par an par étudiant dans le cadre de la formation initiale du secondaire.

La gestion de présences (émargement, suivi, rappels, facturation) représente à elle seule  les 3/4 du temps passé et du coût administratif des apprenants :

• Edition et distribution des feuilles de présence.
• Collecte des feuilles d’émargement quotidiennes, problèmes de retour, d’exhaustivité.
• Vérification de la présence et de la qualité des signatures (distinguer une signature d’une autre et que la qualité soit acceptable pour la constitution d’un justificatif).
• Stockage des feuilles jusqu’à l’édition des factures.
• Photocopies, duplicatas ou attestations pour l’envoi aux OPCA et aux entreprises.
• Rapprochement des attestations de présence avec les factures (sans erreur et avec des justificatifs joints si nécessaire).
• Rejet possible des dossiers qui entrainent parfois des retards de paiement.
• Archivage des feuilles de présence pour contrôle DIRECCTE, OPCA, Région ou FSE
• Perte ou égarement de certains documents par les étudiants, les formateurs, les intervenants externes …

Autant de tâches qui sont significativement simplifiées par la dématérialisation feuilles de présence: le gain de temps peut aller jusqu’à 75% des tâches papiers.

En effet, grâce aux tablettes de signature électronique présentes  à l’entrée des salles de classe. Les informations sont envoyées au système en ligne grâce à une simple connexion internet. Les signatures numériquessont enregistrées élève par élève puis associées aux justificatifs d'absence ou conventions extérieures afin de constituer des dossiers de facturation complets en format PDF pour un envoi sécurisé et simple aux organismes payeurs.

Plus ergonomiques, plus écologiques et moins coûteuses, les solutions numériques sont au cœur de l’actualité des entreprises. De la réception de documents à la signature numérique en passant par les factures, la dématérialisation devient un enjeu dans tous les domaines. Les nouvelles solutions présentes sur le marché, comme les tablettes de signature électronique permettent de réunir sur une interface tous les intervenants qu’ils soient à proximité ou à distance. Le contact se fait de plus en plus facile et rapide grâce à la gestion documentaire qui permet un gain de productivité non négligeable.

De la collecte des signatures à l’archivage des émargements, tous les services sont concernés :

• Le service financier qui constate les coûts liés à la gestion des feuilles d’émargement.
• Les services administratifs passent un temps non négligeable à régler les formalités et paperasses, au lieu de suivre les absences des apprenants.  
• Les stagiaires ou apprenants perdent du temps et signent des feuilles d’émargement papier 2 à 5 fois par jour, alors que le cours est projeté sur un tableau numérique …
• Les formateurs sont retardés par l’appel et la circulation des feuilles d’émargement pendant les cours, avant de devoir la récupérer, la contrôler et la ramener au secrétariat.
• Le service comptabilité reporte des erreurs dues aux difficultés de gestion du papier.

Les organismes de formation ont besoin d’optimiser l’organisation interne : qu’ils soient des PME ou des grands groupes, privés ou publics, des solutions adaptées existent afin de dématérialiser les documents en centre de formation.

Ces solutions métiers permettent de simplifier les démarches administratives et les contraintes législatives. Le développement récent des offres SaaS permet souplesse et adaptabilité, car il n’y a plus de contraintes géographiques ni temporelles : elles sont accessibles à tout moment et de n’importe où. Leur déploiement est d’autant plus rapide et facile puisqu’il ne nécessite pas d’investissement d’infrastructure et peu de ressources informatiques.

Le point le plus important est que le stockage, la conservation et les vérifications de sécurité ne sont plus à la charge de l’organisme de formation, mais sous la responsabilité du prestataire qui héberge les données sensibles et sécurisées du centre de formation : il doit être agréé, sécurisé et doit également acter comme un tiers de confiance.

Dans le cadre des centres de formation, la gestion du dossier d’un apprenant ou d’un stagiaire prend un temps considérable et coûte en moyenne 45€ par an par étudiant dans le cadre de la formation initiale du secondaire.

La gestion de présences (émargement, suivi, rappels, facturation) représente à elle seule  les 3/4 du temps passé et du coût administratif des apprenants :

• Edition et distribution des feuilles de présence.
• Collecte des feuilles d’émargement quotidiennes, problèmes de retour, d’exhaustivité.
• Vérification de la présence et de la qualité des signatures (distinguer une signature d’une autre et que la qualité soit acceptable pour la constitution d’un justificatif).
• Stockage des feuilles jusqu’à l’édition des factures.
• Photocopies, duplicatas ou attestations pour l’envoi aux OPCA et aux entreprises.
• Rapprochement des attestations de présence avec les factures (sans erreur et avec des justificatifs joints si nécessaire).
• Rejet possible des dossiers qui entrainent parfois des retards de paiement.
• Archivage des feuilles de présence pour contrôle DIRECCTE, OPCA, Région ou FSE
• Perte ou égarement de certains documents par les étudiants, les formateurs, les intervenants externes …

Autant de tâches qui sont significativement simplifiées par la dématérialisation feuilles de présence: le gain de temps peut aller jusqu’à 75% des tâches papiers.

En effet, grâce aux tablettes de signature électronique présentes  à l’entrée des salles de classe. Les informations sont envoyées au système en ligne grâce à une simple connexion internet. Les signatures numériquessont enregistrées élève par élève puis associées aux justificatifs d'absence ou conventions extérieures afin de constituer des dossiers de facturation complets en format PDF pour un envoi sécurisé et simple aux organismes payeurs.

Lire la suite: Financement OPCA

Législation concernant les signatures électroniques

Les tablettes de signature numériquereprésentent un gain de temps et d’argent considérables pour les centres de formation. Elles sont cependant soumises à de nombreuses règles leur permettant d’être exploitables au niveau de la législation française.      
Pour les centres de formations qui ont besoin de documents à valeur probante afin de justifier la présence des étudiants en centre de formation, la dématérialisation des feuilles d’émargement doit être relativement surveillée pour que les documents soient recevables par les organismes financeurs.

Voici les principales étapes à respecter afin de garantir la validité des documents récoltés :

« L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écritsur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. » (Article 1316-1 du Code Civil du 13 Mars 2000).

Selon l’article D6325-1 du Code du Travail : « Lorsqu’un employeur et un salarié débutent un contrat de professionnalisation, celui-ci doit être adressé dans les 5 jours à l’OPCA. Son document annexe avec toutes les mentions obligatoires portant sur les objectifs, les modalités d’organisation, d’évaluation et de sanction de la formation doit être joint au contrat.

Le décret n°2015-1093 du 28 Août 2015 relatif aux modalités de dépôt du contrat de professionnalisation autorise les entreprises à effectuer la démarche en ligne.    
A compter du 1^er Septembre 2016, la transmission des contrats de professionnalisation auprès des OPCA devra se faire de manière dématérialiséedirectement sur le portail Internet de l’alternance. Les décisions d’accord ou de refus de financement par les OPCA seront alors notifiées à l’employeur par l’intermédiaire de ce portail. L’OPCA transmettra également ces décisions à la DIRECCTE de la même manière. Si le contrat est interrompu de manière anticipée, l’employeur devra dans les 30 jours notifier cette décision par le biais du portail. »

Attention cependant à veiller aux bonnes pratiques :

•       Un document d’origine numérique et signé avec un certificat RGS 1* ou 2* a une valeur d’original probant s’il est conservé de manière sécurisée et traçable.

•       Le document papier numérisé n’a qu’une valeur de copie (même si le PDF obtenu est ensuite signé à l’aide d’un certificat numérique).

Dans le cadre des centres de formation, les signatures des apprenants sont récoltées plusieurs fois par jour et chacune est horodatée afin d’en garantir l’exploitation par les organismes payeurs. La signature sur tablette électronique permet l’exploitation de signatures manuscrites au format numérique de manière probante et permettant de garantir l’authentification du signataire. L’accessibilité à ces tablettes de signature numérique à un prix raisonnable devient impérative pour un grand nombre d’entreprises, le mode locatif permet l’accès à ces outils sans grand investissement. L’utilisation des signatures électroniques apporte des avantages économiques mais aussi environnementaux et de temps. 

Soyez plus malin : choisissez la signature électronique

La signature numérique est sans aucun doute le meilleur moyen pour passer d’un environnement papier à un environnement digital.Il est cependant impératif de s’assurer que les contraintes de sécurité et de légalitésoient respectées. Les entreprises comme les centres de formation cherchent à s’assurer de la valeur probante, de la sécurisation de leurs données et de celles de leurs élèves. Les solutions disponibles doivent garantir l’identification forte du signataire, la non-répudiation et une confiance sans faille. D’autre part, un retour sur investissement rapide et une facilité d’utilisation accélèrent le choix d’une solution de signature numérique sur tablette.

Une présence en ligne est aujourd’hui primordiale afin de passer outre les barrières géographiques et gagner du temps pour échanger avec toute personne extérieure mais aussi interne à l’établissement. C’est pourquoi, tous les centres de formation sont à la recherche de la solution parfaite leur permettant de gagner du temps autant pour la signature des contrats par les diverses entités que pour l’attestation de présence des élèves. Ainsi, il est primordial de choisir une solution de confiance pour les signatures numériques afin de répondre à tous les besoin d’un centre de formation, ou d’une entreprise. Si vous êtes à la recherche d’une telle solution, n’hésitez plus : passez à la signature électronique sur tablette, une solution simple et efficace.

Voici quelques conseils pour ne pas vous tromper dans le choix de votre solution de signature numérique :

-          Valeur probante : Votre document signé numériquement doit obligatoirement respecter les règles de validité imposées par la loi. La sécurisation des données, l’intégrité des données, l’authentification formelle du signataire, la confidentialité, etc. est nécessaire à la validité des informations et à leur valeur juridique. Un document d’origine numérique et signé avec un certificat RGS 1* ou 2* a une valeur d’original probant s’il est conservé de manière sécurisée et traçable.Le document papier numérisé n’a qu’une valeur de copie (même si le PDF obtenu est ensuite signé à l’aide d’un certificat numérique).

-          ROI rapide : Au vu de l’environnement économique actuel, il est important pour toute entreprise de mesurer chaque dépense effectuée. Aujourd’hui, le marché dispose de nombreuses solutions de dématérialisation des signatures, cependant, il est impératif pour tous de mesurer rapidement le retour sur investissement et la solution qui sera appropriée à cela dans notre secteur. La solution que vous choisirez doit vous apporter confort, précision et automatisation des processus afin de constituer un réel gain de temps, d’énergie et d’argent.

-          Facilité d’utilisation : Les outils numériques ont apporté de la simplicité et de la rapidité à certaines tâches régulières (approbations, signature, confirmations, etc.). L’adaptation est parfois difficile pour certains utilisateurs face à des technologies de pointe, l’entreprise est donc dans l’obligation de mettre à disposition de ces derniers, des formations coûteuses. Ces formations n’impliquent pas seulement de l’argent de la part de l’entreprise mais aussi du temps précieux qui aurait pu être utilisé à d’autres fins. Il est donc très important de choisir une solution intuitive, facile et rapide à prendre en main, si possible sans formation préalable. 

Un Dispositif Utile etSécurisé pour Effectuer des Transactions en Ligne

Un mouvement de transactions habituelles pour les transactions en ligne ne sera plus une (mauvaise) expérience (douloureuse). Bien que, le but est d'achever ces transactions dans l'authentification et de manière sécurisée. Pour faire face à ce type de défi, on se tourne vers la technologie de la Tablette afin d’y inscrire une Signature Numérique comme un dispositif pour maintenir l'authenticité et la sécurité de ces transactions, en les rendant plus rapides et plus simples.

Dorénavant, puisque nous dépendons plus des supports en ligne pour les messages et l'échange de données, les préoccupations de sécurité va se transformer en plus urgent et crucial. Progressivement et lentement, nous entrons dans un monde implicite, où notre présence sur le web sera plus rapide et plus facile que notre présence physique. Ce monde en ligne voudra une identité de manière numérique, l'approbation que vous fassiez des communications et des transactions d'une manière plus facile et plus rapide.

Dans un mode habituel d'entreprendre des transactions ou l'envoi de messages, il n'y a aucun moyen tout au long de laquelle l'identité ou les informations de l'expéditeur peuvent être incorrigibles. Sinon, la signature sur Tabletteélectronique peut être utilisée pour valider la source du message. Comme la possession d'une clé numérique est connectée à un utilisateur particulier, une signature convaincante met en évidence sur les caractéristiques réelles de l'expéditeur. D'autre part, une signature numérique est utilisée pour maintenir l'intégrité des données, les documents ou messages ne peuvent être modifiés après la signature.

En pensant à la gravité et le taux des relations de courant; il y a une souche stable pour préserver les entreprises à côté d'une mauvaise utilisation et les activités de faux. Et l'accessibilité à la Signature Electronique sur Tablette à un prix raisonnable devient impérative pour une grande variété de marchés verticaux et des applications. Ces jours-ci, le niveau de risque est le même pour le type d'entreprises, ne sont pas liés de leurs tailles qui le rendent nécessaire, même pour une petite organisation de taille différente pour appliquer efficaces, mais efficace, des mesures pour la transaction et de la protection des entreprises.

Si parler de secteur bancaire. Ces jours-ci, la plupart des banques sont le permettent à leurs clients d'organiser leur compte avec l'aide d'Internet qui est connu sous le nom de e-Banking. Et les clients obtiennent des avantages de cette installation pour vérifier les soldes de compte, les fonds de transfert, l'examen de leurs relevés mensuels, pour l'envoi des demandes de prêt, et plus de quelques autres activités importantes. L'ensemble de ces activités liées à la banque sont très privé aux clients; et les banques aussi. Dans un tel état, il se transforme en nécessaire d'appliquer toutes les mesures de sécurité en place, ce qui permet aux clients de tirer du plaisir de l'installation des services bancaires en ligne et en toute sécurité sans tension. Cas croissants de pharming et phishing ont des banques obligatoires à regarder loin de mécanisme de connexion basée sur un mot de passe. Ainsi, maintenant les banques ont commencé à appliquer des mécanismes de connexion basée sur les signatures numériques pour garder l'authenticité et de sécurité pour les connexions des clients, ainsi que leurs transactions bancaires en ligne.

Enfin, le consensus général est atteint sur le décrochage du papier confiance pour les transactions et les processus nécessaires, et les tentatives sont à encourager l'environnement vert. L'utilisation des installations de signatures numériques non seulement apporte des avantages commerciaux, mais même vous rend responsable envers la société et l'environnement dans l'ensemble. feuilles de présence