Législation concernant les signatures électroniques

Les tablettes de signature numériquereprésentent un gain de temps et d’argent considérables pour les centres de formation. Elles sont cependant soumises à de nombreuses règles leur permettant d’être exploitables au niveau de la législation française.      
Pour les centres de formations qui ont besoin de documents à valeur probante afin de justifier la présence des étudiants en centre de formation, la dématérialisation des feuilles d’émargement doit être relativement surveillée pour que les documents soient recevables par les organismes financeurs.

Voici les principales étapes à respecter afin de garantir la validité des documents récoltés :

« L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écritsur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. » (Article 1316-1 du Code Civil du 13 Mars 2000).

Selon l’article D6325-1 du Code du Travail : « Lorsqu’un employeur et un salarié débutent un contrat de professionnalisation, celui-ci doit être adressé dans les 5 jours à l’OPCA. Son document annexe avec toutes les mentions obligatoires portant sur les objectifs, les modalités d’organisation, d’évaluation et de sanction de la formation doit être joint au contrat.

Le décret n°2015-1093 du 28 Août 2015 relatif aux modalités de dépôt du contrat de professionnalisation autorise les entreprises à effectuer la démarche en ligne.    
A compter du 1^er Septembre 2016, la transmission des contrats de professionnalisation auprès des OPCA devra se faire de manière dématérialiséedirectement sur le portail Internet de l’alternance. Les décisions d’accord ou de refus de financement par les OPCA seront alors notifiées à l’employeur par l’intermédiaire de ce portail. L’OPCA transmettra également ces décisions à la DIRECCTE de la même manière. Si le contrat est interrompu de manière anticipée, l’employeur devra dans les 30 jours notifier cette décision par le biais du portail. »

Attention cependant à veiller aux bonnes pratiques :

•       Un document d’origine numérique et signé avec un certificat RGS 1* ou 2* a une valeur d’original probant s’il est conservé de manière sécurisée et traçable.

•       Le document papier numérisé n’a qu’une valeur de copie (même si le PDF obtenu est ensuite signé à l’aide d’un certificat numérique).

Dans le cadre des centres de formation, les signatures des apprenants sont récoltées plusieurs fois par jour et chacune est horodatée afin d’en garantir l’exploitation par les organismes payeurs. La signature sur tablette électronique permet l’exploitation de signatures manuscrites au format numérique de manière probante et permettant de garantir l’authentification du signataire. L’accessibilité à ces tablettes de signature numérique à un prix raisonnable devient impérative pour un grand nombre d’entreprises, le mode locatif permet l’accès à ces outils sans grand investissement. L’utilisation des signatures électroniques apporte des avantages économiques mais aussi environnementaux et de temps. 

Soyez plus malin : choisissez la signature électronique

La signature numérique est sans aucun doute le meilleur moyen pour passer d’un environnement papier à un environnement digital.Il est cependant impératif de s’assurer que les contraintes de sécurité et de légalitésoient respectées. Les entreprises comme les centres de formation cherchent à s’assurer de la valeur probante, de la sécurisation de leurs données et de celles de leurs élèves. Les solutions disponibles doivent garantir l’identification forte du signataire, la non-répudiation et une confiance sans faille. D’autre part, un retour sur investissement rapide et une facilité d’utilisation accélèrent le choix d’une solution de signature numérique sur tablette.

Une présence en ligne est aujourd’hui primordiale afin de passer outre les barrières géographiques et gagner du temps pour échanger avec toute personne extérieure mais aussi interne à l’établissement. C’est pourquoi, tous les centres de formation sont à la recherche de la solution parfaite leur permettant de gagner du temps autant pour la signature des contrats par les diverses entités que pour l’attestation de présence des élèves. Ainsi, il est primordial de choisir une solution de confiance pour les signatures numériques afin de répondre à tous les besoin d’un centre de formation, ou d’une entreprise. Si vous êtes à la recherche d’une telle solution, n’hésitez plus : passez à la signature électronique sur tablette, une solution simple et efficace.

Voici quelques conseils pour ne pas vous tromper dans le choix de votre solution de signature numérique :

-          Valeur probante : Votre document signé numériquement doit obligatoirement respecter les règles de validité imposées par la loi. La sécurisation des données, l’intégrité des données, l’authentification formelle du signataire, la confidentialité, etc. est nécessaire à la validité des informations et à leur valeur juridique. Un document d’origine numérique et signé avec un certificat RGS 1* ou 2* a une valeur d’original probant s’il est conservé de manière sécurisée et traçable.Le document papier numérisé n’a qu’une valeur de copie (même si le PDF obtenu est ensuite signé à l’aide d’un certificat numérique).

-          ROI rapide : Au vu de l’environnement économique actuel, il est important pour toute entreprise de mesurer chaque dépense effectuée. Aujourd’hui, le marché dispose de nombreuses solutions de dématérialisation des signatures, cependant, il est impératif pour tous de mesurer rapidement le retour sur investissement et la solution qui sera appropriée à cela dans notre secteur. La solution que vous choisirez doit vous apporter confort, précision et automatisation des processus afin de constituer un réel gain de temps, d’énergie et d’argent.

-          Facilité d’utilisation : Les outils numériques ont apporté de la simplicité et de la rapidité à certaines tâches régulières (approbations, signature, confirmations, etc.). L’adaptation est parfois difficile pour certains utilisateurs face à des technologies de pointe, l’entreprise est donc dans l’obligation de mettre à disposition de ces derniers, des formations coûteuses. Ces formations n’impliquent pas seulement de l’argent de la part de l’entreprise mais aussi du temps précieux qui aurait pu être utilisé à d’autres fins. Il est donc très important de choisir une solution intuitive, facile et rapide à prendre en main, si possible sans formation préalable.