Le décret FOAD du 8 Novembre 2018

Le 8 Novembre 2017, un décret FOAD a été mis en œuvre. Il permet aux centres de formations de dispenser en tout ou partie à distance les formations en apprentissage.

Il est primordial pour les centres de formation d’avoir une preuve de formation à distance ainsi qu’une preuve d’assiduité de formation à distance. Ces preuves doivent être accord avec la loi FOAD c’est-à-dire que l’assiduité FOAD doit être prouvée au moyen de différents documents tels que la description de la formation, les différents travaux rendus durant la formation, la preuve de la montée en compétence de l’apprenant une fois la formation terminée, etc. La gestion de présence en ligne est désormais disponible grâce à JeSuisEnCours, un outil de gestion des présences et des absences au moyen de tablettes de signature qui se trouvent à l’entrée des salles de cours, dans les halls d’accueil ou bien même à disposition des professeurs ou des élèves afin de faire signer tous les apprenants d’une formation. L’attestation de présence FOAD tout comme l’attestation de présence e-learning sont obligatoires et sont respectées par JeSuisEnCours qui est capable de prouver qu’il y a bien eu une interaction entre l’apprenant et le formateur même à distance. Rendez-vous sur jesuisencours.com afin d’en savoir plus sur l’attestation d’assiduité FOAD. 

Logiciel gestion absences

JeSuisEnCours est un logiciel de signature électronique qui permet aux apprenants de signer sur une tablette de signature électronique. Cette signature est horodatée et identifie formellement l’apprenant qui entrera dans l’application liste de présence, les gestionnaires en centre de formation seront ainsi prévenus en temps réel des absences en formation de leurs étudiants. C’est un logiciel pour cfa mais également pour tous les centres dispensant des formations en alternance, en continue ou bien même en formation ouverte à distance. La présence électronique permet de diminuer les erreurs humaines sur la chaine d’attestation de présence formation. Un tel logiciel signature numérique permet ainsi d’envoyer des informations fiables, à valeur probante et sécurisées aux organismes de contrôle tels que la DIRECCTE et les OPCA. 

Les preuves d’assiduité en formation à distance

Il n’existe pas de liste officielle des différentes preuve de formation à distance. Il est cependant nécessaire de prouver la réalité de l’action de formation. Il faudra ainsi distinguer les attestations d’assiduité FOAD à fournir aux organismes financeurs des attestations de formation FOAD à fournir en cas de contrôle et donc à conserver 10 ans minimum selon le contexte. L’assiduité FOAD se prouve de plusieurs manières, notamment grâce à des relevé de connexion FOAD mais ils ne sont EN AUCUN CAS suffisants. Ces relevés de connexion ne suffisent pas à prouver l’assiduité en formation e-learning, ils doivent être accompagnés des différents programmes détaillés, de l’estimation des temps de formation, des évaluations en cours et fin de formation, des travaux réalisés en cours de formation, etc. L’émargement FOAD peut également appuyer l’attestation de formation à distance grâce à une preuve de l’échange en face à face entre le formateur et l’apprenant. Cette attestation de formation en ligne représente la pièce essentielle au financement de la formation de l’apprenant.

Formation – Dématérialisation

Un logiciel de gestion d’absences en formation grâce à la présence numérique ? C’est désormais possible grâce à JeSuisEnCours ! Le premier Tiers de confiance pour l’attestation de présence en formation. JeSuisEnCours est un logiciel de signature numérique, il permet une signature manuscrite sur tablette afin de signaler sa présence en ligne aux responsables administratifs. Cette solution de signature électronique est parfaitement adaptée aux écoles en présentiel comme en FOAD, il permet de notifier sa présence électronique (signature sur tablette dans les établissements) comme sa présence en ligne (des liens sécurisés uniques qu’envoient les formateurs aux étudiants pendant le cours pour attester de leur présence).

Pour des formations dans vos locaux comme pour les formations à distance, JeSuisEnCours est un outil de signature électronique à valeur probante. Pour les OPCA comme pour les différents organismes financeurs, cette solution répond parfaitement au cadre imposé par la loi et permet aux différents centres de formation d’effectuer un gain de productivité non négligeable. logiciel signature numérique

Centre de formation : passez au tout numérique

Plus ergonomiques, plus écologiques et moins coûteuses, les solutions numériques sont au cœur de l’actualité des entreprises. De la réception de documents à la signature numérique en passant par les factures, la dématérialisation devient un enjeu dans tous les domaines. Les nouvelles solutions présentes sur le marché, comme les tablettes de signature électronique permettent de réunir sur une interface tous les intervenants qu’ils soient à proximité ou à distance. Le contact se fait de plus en plus facile et rapide grâce à la gestion documentaire qui permet un gain de productivité non négligeable.

De la collecte des signatures à l’archivage des émargements, tous les services sont concernés :

• Le service financier qui constate les coûts liés à la gestion des feuilles d’émargement.
• Les services administratifs passent un temps non négligeable à régler les formalités et paperasses, au lieu de suivre les absences des apprenants.  
• Les stagiaires ou apprenants perdent du temps et signent des feuilles d’émargement papier 2 à 5 fois par jour, alors que le cours est projeté sur un tableau numérique …
• Les formateurs sont retardés par l’appel et la circulation des feuilles d’émargement pendant les cours, avant de devoir la récupérer, la contrôler et la ramener au secrétariat.
• Le service comptabilité reporte des erreurs dues aux difficultés de gestion du papier.

Les organismes de formation ont besoin d’optimiser l’organisation interne : qu’ils soient des PME ou des grands groupes, privés ou publics, des solutions adaptées existent afin de dématérialiser les documents en centre de formation.

Ces solutions métiers permettent de simplifier les démarches administratives et les contraintes législatives. Le développement récent des offres SaaS permet souplesse et adaptabilité, car il n’y a plus de contraintes géographiques ni temporelles : elles sont accessibles à tout moment et de n’importe où. Leur déploiement est d’autant plus rapide et facile puisqu’il ne nécessite pas d’investissement d’infrastructure et peu de ressources informatiques.

Le point le plus important est que le stockage, la conservation et les vérifications de sécurité ne sont plus à la charge de l’organisme de formation, mais sous la responsabilité du prestataire qui héberge les données sensibles et sécurisées du centre de formation : il doit être agréé, sécurisé et doit également acter comme un tiers de confiance.

Dans le cadre des centres de formation, la gestion du dossier d’un apprenant ou d’un stagiaire prend un temps considérable et coûte en moyenne 45€ par an par étudiant dans le cadre de la formation initiale du secondaire. logiciel gestion presence

La gestion de présences (émargement, suivi, rappels, facturation) représente à elle seule  les 3/4 du temps passé et du coût administratif des apprenants :

• Edition et distribution des feuilles de présence.
• Collecte des feuilles d’émargement quotidiennes, problèmes de retour, d’exhaustivité.
• Vérification de la présence et de la qualité des signatures (distinguer une signature d’une autre et que la qualité soit acceptable pour la constitution d’un justificatif).
• Stockage des feuilles jusqu’à l’édition des factures.
• Photocopies, duplicatas ou attestations pour l’envoi aux OPCA et aux entreprises.
• Rapprochement des attestations de présence avec les factures (sans erreur et avec des justificatifs joints si nécessaire).
• Rejet possible des dossiers qui entrainent parfois des retards de paiement.
• Archivage des feuilles de présence pour contrôle DIRECCTE, OPCA, Région ou FSE
• Perte ou égarement de certains documents par les étudiants, les formateurs, les intervenants externes …

Autant de tâches qui sont significativement simplifiées par la dématérialisation des feuilles de présence : le gain de temps peut aller jusqu’à 75% des tâches papiers.

En effet, grâce aux tablettes de signature électronique présentes à l’entrée des salles de classe. Les informations sont envoyées au système en ligne grâce à une simple connexion internet. Les signatures numériques sont enregistrées élève par élève puis associées aux justificatifs d'absence ou conventions extérieures afin de constituer des dossiers de facturation complets en format PDF pour un envoi sécurisé et simple aux organismes payeurs. Le logiciel signature électronique permet le suivi des absences en CFA de manière simple. émargement présentiel

Les centres de formation à la pointe de la technologie

Une nouvelle révolution est en marche dans les centres de formation grâce à JeSuisEnCours, l’entreprise nantaise de dématérialisation des feuilles d’émargement a fait son entrée sur le marché à la rentrée 2016. Les centres de formation peuvent ainsi effectuer le contrôle de présence de manière entièrement digitale.

Pour les formations dans des écoles physiques, l’émargement sur tablette se fait à l’entrée des salles de cours grâce à une tablette fixée au mur ou dont le formateur dispose. L’élève qui entre en cours peut ainsi procéder à l’émargement numérique sur tablette avec son doigt (signature manuscrite sur tablette numérique). Cette solution de dématérialisation des feuilles de présence est également valable dans le contexte d’un émargement FOAD ou émargement en ligne. En effet, les feuilles d’émargement peuvent être suggérées à distance par e-mail puis signées par l’étudiant à la demande du formateur. La gestion des présences en ligne est effectuée directement par le formateur pour le centre de formation grâce à un lien unique valable 15 minutes.

La feuille de présence en formation professionnelle est donc remplacée par l’attestation d’assiduité signée de façon manuscrite par les deux parties lors de la session de formation. C’est ainsi que les centres de formation peuvent améliorer leur image de marque et devenir des écoles 100% digitales !

JeSuisEnCours, le nouveau partenaire du digital en centre de formation. 

La digitalisation pour les centres de formation

Les centres de formation, qu’ils soient en présentiel ou à distance sont tous confrontés à une même problématique : le contrôle de présence.

La feuille de présence en formation professionnelle est une contrainte administrative qui répond aux obligation légales de preuve d’assiduité dans les centres de formation. Grâce au nouveau décret et à la collecte d’émargement électroniques (ou émargement numérique) à valeur probante, la gestion de présence électronique est désormais possible.

En effet, il existe aujourd’hui des solutions comme JeSuisEnCours qui permettent de digitaliser la feuille d’émargement en formation grâce à l’émargement sur tablette tactile. A l’entrée de la salle, l’élève se présente et appose sa signature manuscrite sur tablette tactile. Lorsqu’il s’agit d’émargement FOAD, l’apprenant dispose de son propre matériel afin d’effectuer un émargement en ligne à valeur probante. Le formateur lui envoie un lien unique qui lui permet de signer pendant le cours dispensé à distance. Ainsi, c’est le professeur qui donne son aval afin d’attester de la présence de l’apprenant à distance. La gestion de présence en ligne est ainsi facilité et garde sa valeur probante. Les problèmes de retours de feuilles de présence sont minimisés et JeSuisEnCours permet ainsi une attestation de présence à valeur probante quel que soit le mode de formation dispensé. 

JeSuisEnCours est conforme au décret permettant la digitalisation des attestations de présence

Il est désormais plus facile de contrôler les états de présence des stagiaires en formation grâce aux outils du numérique. La collecte sur tablette ou smartphone des signatures d’émargement des stagiaires permet d’obtenir en temps réel toutes les informations nécessaires à la déclaration de l’état de présence des étudiants. Que ce soit pour les organismes de formation ou pour les organismes financeurs le processus est facilité et amélioré afin de gagner du temps et de l’argent ! Plus besoin de feuilles d’émargement papier, d’impression, de photocopies, etc. toutes les données sont enregistrées que le tablette soit connectée ou non avec horodatage de toutes les données et enregistrement redondant afin de permettre un audit de traçabilité complet des données en accord avec les OPCA et la DIRECCTE. outil attestation de présence numérique

Grâce à son positionnement de « Tiers de confiance » entre les CFA et les organismes financeurs, JeSuisEnCours est conforme au décret n°2017-382 du 22 Mars 2017 en application au 1^er Avril 2017. Les attestations de présence récoltées sont signées avec un certificat RGS* garantissant la valeur probante des documents. Les données sont stockées puis déposées dans un coffre-fort de la FNTC garantissant la conservation des fichiers pendant 10 ans de manière probante. De plus, le processus d’identification ainsi que l’horodatage régulier des émargements effectués par JeSuisEnCours garantissent l’intégrité et la fiabilité des données conformément au décret n°2017-382. JeSuisEnCours est donc un outil d’attestation de présence numérique utilisable et conforme au décret 2017-382 qui permet de récolter des émargements numériques à valeur probante pour la digitalisation des attestations de présence. Etat de présence

JeSuisEnCours est conforme au décret permettant la digitalisation des attestations de présence

Il est désormais plus facile de contrôler les états de présence des stagiaires en formation grâce aux outils du numérique. La collecte sur tablette ou smartphone des signatures d’émargement des stagiaires permet d’obtenir en temps réel toutes les informations nécessaires à la déclaration de l’état de présence des étudiants. Que ce soit pour les organismes de formation ou pour les organismes financeurs le processus est facilité et amélioré afin de gagner du temps et de l’argent ! Plus besoin de feuilles d’émargement papier, d’impression, de photocopies, etc. toutes les données sont enregistrées que le tablette soit connectée ou non avec horodatage de toutes les données et enregistrement redondant afin de permettre un audit de traçabilité complet des données en accord avec les OPCA et la DIRECCTE.

Grâce à son positionnement de « Tiers de confiance » entre les CFA et les organismes financeurs, JeSuisEnCours est conforme au décret n°2017-382 du 22 Mars 2017 en application au 1^er Avril 2017. Les attestations de présence récoltées sont signées avec un certificat RGS* garantissant la valeur probante des documents. Les données sont stockées puis déposées dans un coffre-fort de la FNTC garantissant la conservation des fichiers pendant 10 ans de manière probante. De plus, le processus d’identification ainsi que l’horodatage régulier des émargements effectués par JeSuisEnCours garantissent l’intégrité et la fiabilité des données conformément au décret n°2017-382. JeSuisEnCours est donc un outil d’attestation de présence numérique utilisable et conforme au décret 2017-382 qui permet de récolter des émargements numériques à valeur probante pour la digitalisation des attestations de présence.  

Lire la suite :- assiduité des stagiaires

La signature électronique dans les centres de formation

La signature électronique – Un pas en avant pour les centres de formation

Plus ergonomiques, plus écologiques et moins coûteuses, les solutions numériques sont au cœur de l’actualité des entreprises. De la réception de documents à la signature numérique en passant par les factures, la dématérialisation devient un enjeu dans tous les domaines. Les nouvelles solutions présentes sur le marché permettent de réunir, sur une même interface,tous les intervenants sans contraintes géographiques. Feuille de présence en ligne 

Le contact se fait plus facile et rapide grâce à la gestion électronique des documentssource degain de productivité important. De nombreuses solutions existent aujourd’hui pour pallier tous ces problèmes de temps, d’argent et de formalités administratives.

Ces solutions impactent positivement l’ensemble des entreprises en optimisant le temps de traitement des demandes d’information que ce soit avec les stagiaires, les apprenants, les clients, les fournisseurs, les collaborateurs, les partenaires, les formateurs et même les prestataires.Pour les services administratifs des organismes de formation, sans solution sur le marché, de longues heures de formalités et de paperasseliées aux dossiers de facturation sont nécessaires.

Scanpoint Software, spécialiste de la dématérialisation, s’est adapté aux demandes spécifiques de ce marché afin de répondre aux besoins exprimés.

Les signatures électroniques : Cadre juridique compliqué

Dans le cadre du développement d’une solution de dématérialisation des feuilles de présence dans les centres de formation, de nombreuses contraintes légales sont imposées:

·         Un document d’origine numérique et signé avec un certificat RGS 1* ou 2* a une valeur d’original probant que s’il est conservé de manière sécurisée et traçable

·         Le document papier numérisé n’a qu’une valeur de copie (même si le PDF obtenu est ensuite signé à l’aide d’un certificat numérique)

·         L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écritsur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité

·         La CNIL ne permet pas l’usage de la biométrie ni de la reconnaissance faciale dans les centres de formation dans le cadre de la loi « informatique et libertés »

Le manque de connaissances de la dématérialisation, le volume faible de documents à traiter dans certains centres, le cadre juridique peu familier de ces processus et la résistance humaine au changement : autant de raisons qui font qu’aujourd’hui, les utilisateurs sont réticents à ce type de solution.

Gain de temps et innovation

De nombreuses démarches ont été effectuées par les administrations pour passer au « tout numérique », notamment avec :

·         Les inscriptions en ligne pour les centres de formation

·         L’obligation de transmission dématérialisée des contrats de professionnalisation auprès des OPCA

·         L’admission de preuve de l’écrit sous forme électronique au même titre que l’écrit sur support papier

Les Centres de formation cherchent désormais à s’équiper de supports numériques qui leur permettraient de gagner du temps, mais aussi de l’argent, en réduisant la masse de papier et de dossiers au sein de leurs établissements. C’est dans ce cadre que la solution JeSuisEnCours a vu le jour en Juillet 2016 permettant des évolutions comme :

La réduction des dépenses (temps, coût de gestion et stockage, photocopies, édition, affranchissement, collecte, etc.)

Une solution Saas (de plus en plus répandues et plus facile d’accès à distance)

La traçabilité des documents améliorée par une capture de l’heure, la date, le lieu de signature et son horodatage Attestation de présence

De l’archivage en GED à long terme (3 à 10ans)

Une image de marque améliorée par l’innovation

Une amélioration globale des processus de traitement des documents

ERP existants et communication entre les solutions

Des API standards ont été mises en place afin de pouvoir communiquer au mieux avec les progiciels de gestion intégrés des centres de formation. L’objectif de ces API est de faire gagner du temps à tous les acteurs : le centre de formation n’aura pas besoin d’entrer de nouveau chaque apprenant et les informations qui lui sont liées dans son système, les factures garderont la même forme qu’initialement, etc. Chaque outil « nourrira » l’autre afin de garantir un service optimumpour les centres de formation.

http://www.jesuisencours.com

Datadock et JeSuisEnCours

Data-dock est une base de donnée mutualisée pour les OPCA et les centres de formation. Le référencement datadock permet aux centres de formation de disposer des différents financements par tous les organismes financeurs (plus besoin de prouver la légitimité pour chaque financeur).  Une inscription datadock est donc nécessaire afin de pouvoir recevoir les financements des actes de formation.

Grâce à JeSuisEnCours les critères datadock sont plus facile à remplir, nous vous fournissons directement la description et les éléments de preuves associés pour le critère 2.4 afin de vous permettre un enregistrement datadock simplifié.

Au-delà des critères datadock, les opca datadock peuvent se réserver le droit de demander des informations complémentaires qu’ils jugeraient nécessaires afin de référencer les centres de formation sur le data dock.

Le contrôle des présences effectué directement par la solution JeSuisEnCours, Tiers de confiance pour les centres de formation et organismes financeurs, les critères imposés par data doc pour le contrôle des présences sont simplement disponibles pour les centres de formation.

Datadoc dispose d’explications complètes sur son site afin de vous guider lors de votre inscription facilement. 

Datadock : Plate-forme en ligne de référencement des centres de formation pour les OPCA

Datadock a été créé par les Organismes Paritaires Collecteurs Agréés (OPCA) avec l’aide d’autres organismes financeurs. Data-dock est une base de donnée mutualisée, elle permet aux centre de formation de faire un enregistrement datadock afin d’avoir un bon référencement datadock. Cette inscription datadock permet aux financeurs d’identifier simplement les centres de formation répondant aux critères Datadock fixés au préalable par les financeurs eux-mêmes dans le décret du 30 Juin 2015.

Cette base de données datadoc n’est pas accessible au public mais uniquement aux organismes financeurs et centres de formation, c’est un outil uniquement pour les commanditaires.

L’inscription datadock se fait en toute autonomie directement par les centres de formation, elle sera valable pour tous les organismes financeur, une seule déclaration sur data doc permettra au centre de formation d’accéder au financement des différents organismes financeurs le concernant.

Depuis le 1^er Janvier 2017, l’enregistrement datadock est obligatoire pour tous les organismes de formation nécessitant des financements de la part des OPCA ou autres. Une période de transition est effective jusqu’au 1^er Juillet 2017 et permet aux centres de formation de prendre le temps de se faire référencer sur data dock.

Voici la liste des OPCA datadock effective au 19 Décembre 2016 : ACTALIANS, AFDAS, AGEFOS-PME, ANFA, CONSTRUCTYS, FAFIEC, FAFIH, FAF.TT,FONGECIF ILE-DE-FRANCE, FORCO, INTERGROS, OPCA 3+, OPCA TRANSPORTS ET SERVICES, OPCABAIA, OPCADÉFI, OPCAIM, OPCALIA, OPCALIM, UNIFAF, UNIFORMATION.

La dématérialisation dans les Centres de Formation des Apprentis

La dématérialisation s’inscrit dans les mœurs de chaque entreprise, des solutions existent pour de nombreuses raisons. Grâce à JeSuisEnCours, des solutions pour les feuilles d’émargements en CFA sont désormais sur le marché.

La collecte des signatures en CFA et le suivi des absences en CFA se font, pour l’instant, au moyen de feuilles papier imprimées, éditées, photocopiées, distribuées une à une dans les salles puis collectées en fin de session. Une perte de temps énorme pour le service administratif qui pourrait plus simplement utiliser un outil de gestion des étudiants, qui lui permettrait facilement de récolter la signature de présence en CFA des apprentis.

Grâce à des tablettes tactiles postées à l’entrée des salles de cours ou bien des tablettes mobiles que le formateur pourrait avoir en main à chaque cours, la signature électronique en CFA se fait beaucoup plus rapidement et facilement. Le logiciel de signature électronique installé sur la tablette permet à chaque étudiant ou formateur de sélectionner son nom dans la liste et ainsi apposer sa signature numérique en CFA aussitôt.

Un logiciel de gestion de présence est également utilisé par le service administratif en aval, il permet de suivre en direct toutes les signatures, d’identifier les élèves en retard et ainsi joindre l’entreprise ou l’étudiant instantanément. La gestion des présences en CFA se fait aisément grâce à JeSuisEnCours, l’ Emargement CFA devient beaucoup plus simple et moins coûteux.