La dématérialisation des feuilles d’émargement 100% légale

Dans le cadre législatif français, l’émargement reste imposé comme la règle d’assiduité pour toutes les formations qui sont dispensées en présentiel. Grâce au décret 2017-382 et en accord avec la récente réforme de la formation professionnelle, les feuilles de présence laissent place aux attestations d’assiduité. Ce qui induit la possibilité de dématérialiser les émargements grâce à la signature manuscrite sur tablettes ou smartphones.

L’obligation de feuille d’émargement n’est donc plus effective puisque la preuve d’assiduité peut être apportée grâce à d’autres solutions comme des applications d’émargement, des solutions de gestion de centre de cours logicielles, etc.

Une infographie sur la réforme de la formation professionnelle est disponible sur le site de JeSuisEnCours à l’adresse suivante : https://jesuisencours.com/reforme-fp           

JeSuisEnCours - l’application d’émargement pour votre centre de formation!

Vous êtes un centre de formation et en avez marre des feuilles de présence en formation professionnelle, la gestion des présences est lourde, pénible et demande beaucoup de temps pour peu de valeur ajoutée… ?

Le suivi des absences demande beaucoup de temps et d’argent, notamment humainement puisqu’il faut imprimer, faire passer, récupérer, scanner, réimprimer, mettre sous plis, puis envoyer ces feuilles d’émargement en formation, autant de taches chronophages qui représentent un temps considérable pour les gestionnaires de scolarité dans les organismes de formation.

Des solutions de gestion de centre de cours permettent de dématérialiser les feuilles d’émargement en formation.  JeSuisEnCours vous propose une application d’émargement pour les apprenants qui peuvent ainsi utiliser leurs smartphones personnels afin d’attester de leur présence en formation.

N’hésitez pas à aller voir le site de JeSuisEnCours pour plus de détails : https://jesuisencours.com

La fonctionnalité tuteur

Dans le cadre du projet d’émargement numérique de la Région des Pays de la Loire, une fonctionnalité a été développée. Cette fonctionnalité « tuteur » permet l’émargement en entreprise pour les stagiaires de la Région. En effet, le suivi de l’assiduité en entreprise permet ainsi de valider l’ensemble des compétences acquises par les stagiaires effectuant leur formation souvent à mi-temps au sein d’une entreprise, le reste du temps en centre de formation. Grâce à une interface accessible via un e-mail contenant un lien unique, il est désormais possible pour le stagiaire de pré-saisir ses heures afin que son tuteur puisse valider et attester des heures passées en entreprise. L’émargement en centre comme en entreprise est donc désormais accessible via n’importe quelle surface ayant une connexion à internet (surface tactile pour le confort de signature de préférence) mais également depuis un ordinateur.

Emargement numérique de la Région des Pays de la Loire

Dans le cadre de son projet d’émargement numérique, la région des pays de la loire a choisi de faire appel à JeSuisEnCours en Décembre 2017. Après un an d’écoute des besoins, de mises à jours, d’évolutions, et surtout, d’écoute des centres de formation sur le terrain ayant acceptés d’être pilotes. La solution JeSuisEnCours est désormais très bien implantée au sein du Greta Loire-Atlantique, en grande progression au CFP Presqu’île et sur la bonne voie pour l’AFTRAL qui teste la solution dans son centre de Sainte-Luce sur Loire. Le Cnam ainsi que l’AFPA se sont joints à ces centres de formation pilotes afin de tester également la solution pour les demandeurs d’emploi de la Région des Pays de la Loire en formation dans leurs établissements. De nouvelles fonctionnalités ont été développées, le projet continue dans l’objectif d’une généralisation des émargements numérique au sein de l’ensemble des centres de formation conventionnés par la Région des Pays de la Loire d’ici Mai-Juin 2019.

Chiffres clés de la formation professionnelle

Les nouvelles technologies, de plus en plus présente au sein des entreprises font de plus en plus appréhender les salariés. Pour preuve, ¾ des français pensent que les nouvelles technologies vont changer leur manière de travailler et l’appréhendent. 70% des français pensent que le numérique est une opportunité pour leur entreprise mais 52% trouve que c’est également une menace pour les salariés. Les français sont donc conscients et on envie d’aller vers le numérique mais tous n’y trouvent pas tous leur place, leur rôle. attestation de présence formation

Le télétravail est un mode de travail qui a vu le jour avec l’avancée des nouvelles technologies, il est désormais possible de travailler de chez soit assez facilement pour un certain nombre de postes. D’ailleurs, 66% des salariés français sont favorables à ce télétravail et pour cause, il permet d’augmenter le temps de sommeil, de diminuer le stress, d’accentuer la productivité et permet également de s’accorder plus de temps personnel. Malheureusement, seuls 16% des salariés français y ont accès. application émargement

L’avancée du numérique se perçoit également par le développement des méthodes de travail, de plus en plus, le travail collaboratif est adopté, on propose aux salariés des horaires flexibles, on prend en compte la vie privée des salariés. Il y a 10 fois plus d’espaces de coworking aujourd’hui qu’il y a 5ans en France, soit environ 600 espaces.

Application de présence en ligne

Par rapport à l’année 2017, l’année 2018 en France montre une hausse des contrats d’apprentissage de 5,6%. Ce type de contrat inclut des périodes en centre de formation et d’autres périodes en entreprise. Le financement complexe de ces formations entraine une nécessité d’attestation de formation fiable et à valeur probante. Aujourd’hui, beaucoup de CFA utilisent encore des feuilles d’émargement papier, qui se déplacent entre le centre de formation, les apprentis, les entreprises, etc. tablette signature électronique

Ce mode de collecte est assez peu fiable et souvent les feuilles sont perdues. JeSuisEnCours propose aujourd’hui la gestion de présence en ligne, en centre de formation comme dans les entreprises. Une application de presence permet aux apprentis de signer sur tablette ou smartphone depuis le centre ou bien directement en entreprise. L’emargement digital est ainsi récolté et permet aux centres de formation de réaliser l’attestation de présence en formation pour l’intégralité de la période d’apprentissage de l’apprenant qu’il soit en formation ou au travail. Dans le centre de formation, il est possible également de mettre à disposition des apprentis et des formateurs, une tablette pour signature électronique par salle ou une tablette de signature électronique pour chaque formateur, selon les besoins du CFA. L’emargement electronique peut se faire sur l’application emargement sur smartphone, tablette ou tout autre support tactile.  Pour en savoir plus sur l’émargement en centre de formation n’hésitez pas à consulter le site de JeSuisEnCours.

Outil de signature électronique

Les centres de formation, les CFA, les OPCA, les Régions, Pole emploi, etc. ont tous un problème commun : les feuilles d’émargement en formation. La feuille d’emargement sert à indiquer la présence des apprenants en centre de formation. Il est possible pour ces centres de formation de gagner un temps considérable concernant ces feuilles de présence.

Notamment en utilisant un logiciel de signature numérique, la solution JeSuisEnCours répond parfaitement à ce besoin. Elle propose une application d’emargement digital sur support tactile. Cette application d’émargement est disponible sur Android et iOS et permet la signature électronique sur tablette ou smartphones. L’outil de signature électronique remonte automatiquement les absences et les présences des apprenants, ce qui permet aux gestionnaires du centre de formation de suivre en temps réel les absences et les présences de ses apprenants.

L’avantage du logiciel de signature électronique est qu’il n’y a plus de risque de perdre la feuille d’émargement lors de ses nombreux déplacements, impressions, scan, etc. Tout est électronique et à la fin du processus, JeSuisEnCours met à disposition des centres de formation une feuille de présence pdf qui pourra être télétransmise à certains OPCA ou bien imprimée puis envoyée via la poste aux organismes financeurs ne prenant pas en charge les attestations d’assiduité dématérialisées.

Le gouvernement français commence cependant à mettre en place des lois qui vont en faveur de la dématérialisation des émargements et l’utilisation croissante du numérique dans ce monde administratif. Le décret 2017-382 met de côté les feuilles d’émargement au profit d’attestations de présence qui, comme leur nom l’indiquent peuvent être papier ou numériques. La loi tend à obliger les organismes financeurs à accepter les attestations d’assiduité numérique pour les prochaines années.