La signature électronique – Un pas en avant pour les
centres de formation
Plus ergonomiques,
plus écologiques et moins coûteuses, les solutions
numériques sont au cœur de l’actualité des entreprises. De la réception de
documents à la signature numérique en
passant par les factures, la dématérialisation devient un enjeu dans tous les
domaines. Les nouvelles solutions présentes sur le marché permettent de réunir,
sur une même interface,tous les
intervenants sans contraintes géographiques.
Le contact se fait plus facile et rapide grâce à la
gestion électronique des documentssource degain de productivité important. De nombreuses solutions existent
aujourd’hui pour pallier tous ces problèmes de temps, d’argent et de formalités
administratives.
Ces solutions impactent positivement l’ensemble des
entreprises en optimisant le temps de traitement des demandes d’information que
ce soit avec les stagiaires, les apprenants, les clients, les fournisseurs, les
collaborateurs, les partenaires, les formateurs et même les prestataires.Pour
les services administratifs des organismes de formation, sans solution sur le marché, de longues
heures de formalités et de paperasseliées aux dossiers de facturation sont
nécessaires.
Scanpoint Software, spécialiste de la dématérialisation,
s’est adapté aux demandes spécifiques de ce marché afin de répondre aux besoins
exprimés.
Les signatures électroniques : Cadre juridique
compliqué
Dans le cadre du
développement d’une solution de dématérialisation des feuilles de présence dans
les centres de formation, de nombreuses contraintes légales sont imposées:
·
Un document d’origine
numérique et signé avec un certificat RGS 1* ou 2* a une valeur d’original
probant que s’il est conservé de manière sécurisée et traçable
·
Le document papier numérisé
n’a qu’une valeur de copie (même si le PDF obtenu est ensuite signé à l’aide
d’un certificat numérique)
·
L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au
même titre que l’écritsur support papier, sous réserve que puisse être
dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé
dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité
·
La CNIL ne permet pas
l’usage de la biométrie ni de la reconnaissance faciale dans les centres de
formation dans le cadre de la loi « informatique et libertés »
Le manque de
connaissances de la dématérialisation, le volume faible de documents à traiter
dans certains centres, le cadre juridique peu familier de ces processus et la
résistance humaine au changement : autant de raisons qui font
qu’aujourd’hui, les utilisateurs sont réticents à ce type de solution.
Gain de temps et innovation
De nombreuses
démarches ont été effectuées par les administrations pour passer au « tout
numérique », notamment avec :
·
Les inscriptions en ligne
pour les centres de formation
·
L’obligation de transmission
dématérialisée des contrats de professionnalisation auprès des OPCA
·
L’admission de preuve de
l’écrit sous forme électronique au même titre que l’écrit sur support papier
Les Centres de
formation cherchent désormais à s’équiper de supports numériques qui leur
permettraient de gagner du temps, mais aussi de l’argent, en réduisant la masse
de papier et de dossiers au sein de leurs établissements. C’est dans ce cadre
que la solution JeSuisEnCours a vu le jour en Juillet 2016 permettant des évolutions
comme :
La
réduction des dépenses (temps, coût de gestion et stockage, photocopies,
édition, affranchissement, collecte, etc.)
Une
solution Saas (de plus en plus répandues et plus facile d’accès à distance)
La
traçabilité des documents améliorée par une capture de l’heure, la date, le
lieu de signature et son horodatage Attestation de présence
De
l’archivage en GED à long terme (3 à 10ans)
Une
image de marque améliorée par l’innovation
Une
amélioration globale des processus de traitement des documents
ERP existants et communication entre les solutions
Des API standards ont
été mises en place afin de pouvoir communiquer au mieux avec les progiciels de
gestion intégrés des centres de formation. L’objectif de ces API est de faire
gagner du temps à tous les acteurs : le centre de formation n’aura pas
besoin d’entrer de nouveau chaque apprenant et les informations qui lui sont
liées dans son système, les factures garderont la même forme qu’initialement,
etc. Chaque outil « nourrira » l’autre afin de garantir un service optimumpour
les centres de formation.
http://www.jesuisencours.com
