Législation concernant les signatures électroniques

Les tablettes de signature numériquereprésentent un gain de temps et d’argent considérables pour les centres de formation. Elles sont cependant soumises à de nombreuses règles leur permettant d’être exploitables au niveau de la législation française.      
Pour les centres de formations qui ont besoin de documents à valeur probante afin de justifier la présence des étudiants en centre de formation, la dématérialisation des feuilles d’émargement doit être relativement surveillée pour que les documents soient recevables par les organismes financeurs.

Voici les principales étapes à respecter afin de garantir la validité des documents récoltés :

« L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écritsur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. » (Article 1316-1 du Code Civil du 13 Mars 2000).

Selon l’article D6325-1 du Code du Travail : « Lorsqu’un employeur et un salarié débutent un contrat de professionnalisation, celui-ci doit être adressé dans les 5 jours à l’OPCA. Son document annexe avec toutes les mentions obligatoires portant sur les objectifs, les modalités d’organisation, d’évaluation et de sanction de la formation doit être joint au contrat.

Le décret n°2015-1093 du 28 Août 2015 relatif aux modalités de dépôt du contrat de professionnalisation autorise les entreprises à effectuer la démarche en ligne.    
A compter du 1^er Septembre 2016, la transmission des contrats de professionnalisation auprès des OPCA devra se faire de manière dématérialiséedirectement sur le portail Internet de l’alternance. Les décisions d’accord ou de refus de financement par les OPCA seront alors notifiées à l’employeur par l’intermédiaire de ce portail. L’OPCA transmettra également ces décisions à la DIRECCTE de la même manière. Si le contrat est interrompu de manière anticipée, l’employeur devra dans les 30 jours notifier cette décision par le biais du portail. »

Attention cependant à veiller aux bonnes pratiques :

•       Un document d’origine numérique et signé avec un certificat RGS 1* ou 2* a une valeur d’original probant s’il est conservé de manière sécurisée et traçable.

•       Le document papier numérisé n’a qu’une valeur de copie (même si le PDF obtenu est ensuite signé à l’aide d’un certificat numérique).

Dans le cadre des centres de formation, les signatures des apprenants sont récoltées plusieurs fois par jour et chacune est horodatée afin d’en garantir l’exploitation par les organismes payeurs. La signature sur tablette électronique permet l’exploitation de signatures manuscrites au format numérique de manière probante et permettant de garantir l’authentification du signataire. L’accessibilité à ces tablettes de signature numérique à un prix raisonnable devient impérative pour un grand nombre d’entreprises, le mode locatif permet l’accès à ces outils sans grand investissement. L’utilisation des signatures électroniques apporte des avantages économiques mais aussi environnementaux et de temps.