Plus ergonomiques, plus écologiques et moins coûteuses, les solutions
numériques sont au cœur de l’actualité des entreprises. De la réception de
documents à la signature numérique en passant par les factures, la
dématérialisation devient un enjeu dans tous les domaines. Les nouvelles
solutions présentes sur le marché, comme les tablettes de signature
électronique permettent de réunir sur une interface tous les intervenants
qu’ils soient à proximité ou à distance. Le contact se fait de plus en plus
facile et rapide grâce à la gestion documentaire qui permet un gain de
productivité non négligeable.
De la collecte des signatures à l’archivage des émargements, tous les
services sont concernés :
- Le
service financier qui constate les coûts liés à la gestion des feuilles
d’émargement.
- Les
services administratifs passent un temps non négligeable à régler les
formalités et paperasses, au lieu de suivre les absences des
apprenants.
- Les
stagiaires ou apprenants perdent du temps et signent des feuilles
d’émargement papier 2 à 5 fois par jour, alors que le cours est projeté
sur un tableau numérique …
- Les
formateurs sont retardés par l’appel et la circulation des feuilles
d’émargement pendant les cours, avant de devoir la récupérer, la contrôler
et la ramener au secrétariat.
- Le
service comptabilité reporte des erreurs dues aux difficultés de gestion
du papier.
Les organismes de formation ont besoin d’optimiser l’organisation interne
: qu’ils soient des PME ou des grands groupes, privés ou
publics, des solutions adaptées existent afin de dématérialiser les documents en
centre de formation.
Ces solutions
métiers permettent de simplifier les démarches administratives et les
contraintes législatives. Le développement récent des offres SaaS permet
souplesse et adaptabilité, car il n’y a plus de contraintes géographiques ni
temporelles : elles sont accessibles à tout moment et de n’importe où. Leur
déploiement est d’autant plus rapide et facile puisqu’il ne nécessite pas
d’investissement d’infrastructure et peu de ressources informatiques.
Le point le plus
important est que le stockage, la conservation et les vérifications de sécurité
ne sont plus à la charge de l’organisme de formation, mais sous la
responsabilité du prestataire qui héberge les données sensibles et sécurisées
du centre de formation : il doit être
agréé, sécurisé et doit également acter comme un tiers de confiance.
Dans le cadre des
centres de formation, la gestion du
dossier d’un apprenant ou d’un stagiaire prend un temps considérable et
coûte en moyenne 45€ par an par étudiant dans le cadre de la formation initiale
du secondaire. logiciel gestion presence
La gestion de présences (émargement, suivi, rappels, facturation)
représente à elle seule les 3/4 du temps
passé et du coût administratif des apprenants :
- Edition et distribution des feuilles de
présence.
- Collecte des feuilles d’émargement
quotidiennes, problèmes de retour, d’exhaustivité.
- Vérification de la présence et de la
qualité des signatures (distinguer une signature d’une autre et que la
qualité soit acceptable pour la constitution d’un justificatif).
- Stockage des feuilles
jusqu’à l’édition des factures.
- Photocopies, duplicatas ou attestations
pour l’envoi aux OPCA et aux entreprises.
- Rapprochement des attestations de présence
avec les factures (sans erreur et avec des justificatifs joints si
nécessaire).
- Rejet possible des dossiers qui
entrainent parfois des retards de paiement.
- Archivage des feuilles de présence pour
contrôle DIRECCTE, OPCA, Région ou FSE
- Perte ou égarement de certains
documents par les étudiants, les formateurs, les intervenants externes …
Autant de tâches
qui sont significativement simplifiées par la dématérialisation des feuilles de
présence : le gain de temps peut aller
jusqu’à 75% des tâches papiers.
En effet, grâce aux
tablettes de signature électronique présentes à l’entrée des salles de classe.
Les informations sont envoyées au système en ligne grâce à une simple connexion
internet. Les signatures numériques sont enregistrées élève par élève puis
associées aux justificatifs d'absence ou conventions extérieures afin de
constituer des dossiers de facturation complets en format PDF pour un envoi
sécurisé et simple aux organismes payeurs. Le logiciel signature électronique
permet le suivi des absences en CFA de manière simple. émargement présentiel
